Entsprechend der Natur von Online-Meetings kann es sehr schnell passieren, dass man den Fokus verliert und das Meeting zur reinen Zeitverschwendung wird. Online-Meetings sparen zwar Zeit und Geld; allerdings gehört doch einiges dazu, ein Online-Meeting effektiv durchzuführen. Die folgenden Tipps können dafür sorgen, dass Ihr nächstes Online-Meeting all das umsetzt, was Sie sich von dessen Vorbereitung und seiner Durchführung versprochen haben.
1. Erstellen Sie eine organisierte Agenda und folgen Sie ihr.
Nehmen Sie sich die Zeit,
eine ausführliche Agenda fürs Meeting und dessen Verlauf zu erstellen. Am wichtigsten dabei ist, dass diese Agenda schon deutlich vor dem Meeting zur Verfügung steht, sodass sie an alle Teilnehmer spätestens 24 Stunden vor dem geplanten Start versendet wird. Wenn die Teilnehmer die Agenda früh in Händen haben, können sie sich auf ihren Part im Meeting vorbereiten. Verteilen Sie die Agenda am besten elektronisch (schon weil’s so schneller geht) und and jeden einzelnen, sodass Sie die Agenda zusätzlich um persönliche, spezielle Mitteilungen ergänzen können.
2. Seien Sie kurz und präzise und laden Sie die Teilnehmer ein
Dokumentieren Sie mit Blick auf Ihre Agenda, wie Sie sich den Verlauf des Meetings vorstellen. Bleiben Sie auf die Erledigung der notwendigen Aufgaben fokussiert; für ausufernde Diskussionen ist – wenn überhaupt – immer noch am Ende des Meeting-Zeit. Denken Sie daran, auf Ihrer Kopie der Meeting-Agenda zu vermerken, wie und wo Sie jeden der Teilnehmer einsetzen wollen. Wenn Sie Aufgaben zugewiesen haben, planen Sie den Zeitpunkt ein, an dem der Betreffende berichten soll. Rufen Sie die Meeting-Teilnehmer dazu auf, permanent auf die Punkte zu achten, die in ihrer Verantwortlichkeit liegen. Halten Sie das Meeting so am Laufen, dass die geplante Dauer eingehalten wird.
3. Dokumentieren Sie Schlüssel-Entscheidungen, bevor Sie fortfahren
Ihre Online-Meeting-Software sollte die Möglichkeit bieten, die Diskussionspunkte für jeden Teilnehmer auf dem Bildschirm darzustellen. Dies führt dazu, dass die Teilnehmer auch während des ganzen Meetings „dabei bleiben“, da sie die Fortschritte im Detail mitverfolgen können. Die dokumentierten Entscheidungen können als Basis fürs
Meeting-Protokoll am Ende der Session dienen. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um diese Dokumentation während des Meetings zu erstellen, weisen Sie diese Funktion einem der Teilnehmer zu; stellen Sie dabei sicher, dass derjenige weiß, was und wie es festgehalten werden soll.
4. Listen Sie Aufgaben auf und weisen ihnen Deadlines zu
Es genügt nicht, eine Liste von allen Aufgabenzuweisungen während des Meetings zu machen; diese sollten auch mit klaren Deadlines versehen sein. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer nicht nur wissen, was von ihnen erwartet wird, sondern auch wann es erwartet wird. Ihre Online-Meeting-Software sollte in der Lage sein, per Zeitleiste relativ zu dem Projekt oder Programm, zu dem das Meeting stattfindet, zu dokumentieren.
5. Pünktlich Schluss machen
Meetings sollten nicht nur eine definierte Startzeit, sondern auch eine ebensolche Endzeit haben. Planen Sie Ihre Agenda so, dass Sie mit Ihrem Online-Meeting in der angesetzten Zeit fertig werden. Meeting-Teilnehmer haben ihre eigenen Pläne und Verantwortlichkeiten; ein Meeting deutlich über die angesetzte Zeit dauern zu lassen, ist ein sicherer Weg, Ihr Publikum zu verlieren.
Online-Meetings gut zu leiten unterscheidet sich nicht grundsätzlich davon ein persönliches Meeting gut zu leiten. Allerdings ist es online viel leichter möglich, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu verlieren, wenn Sie nicht optimal aufs Meeting vorbereitet sind
