Die versteckten Kosten von Meetings

Meetings gehören in den meisten Firmen zur „Grundausstattung“  – und tatsächlich können effektive Meetings zu Ergebnissen führen, die den Geschäftserfolg maßgeblich positiv beeinflussen. Je nach Unternehmen werden Meetings in vorgegebenen Intervallen geplant oder je nach Bedarf vom Management anberaumt. Viel Vorgesetzte verstehen das Abstellen eines Mitarbeiters zu einem Meeting als „unproduktive Zeit“, in der sich dieser lediglich über das vorliegende Thema unterhält. Eine gut geplante Präsentation und fokussierte Interaktion helfen dabei, das Meeting so kurz wie möglich zu halten und die Mitarbeiter schnellstmöglich wieder effizient einsetzen zu können. Trotzdem werden die versteckten Kosten von Meetings oft übersehen. Betrachten Sie die möglichen, diesbezüglichen Aufwendungen unter den folgenden Gesichtspunkten:

• Meetings erfordern einen Raum, in dem sie stattfinden können; ist ein entsprechender Raum im Unternehmen nicht vorhanden, ist eine gemietete Lokalität die gängige Alternative.
• Speisen und Getränke werden bei zu erwartender, längerer Dauer bereitgestellt .
• Wenn fürs Meeting technische Präsentationen geplant sind, ist oft die Unterstützung durch entsprechendes, technisches Personal nötig.
• Meetings, in die Teilnehmer von außerhalb involviert sind, bedeuten Fahrtkosten für diese Teilnehmer. Kraftstoff, Gebühren usw. kommen zur sowieso unproduktiven Fahrtzeit der Teilnehmer hinzu.
• Unterbrechen der Produktivität kann ein Nachlassen der Arbeitsmotivation und negative Auswirkungen auf den Geschäftsfluss bedeuten.

Die Frage, die sich stellt, ist also: Wie kann man effektive Meetings durchführen und gleichzeitig diese fürs Unternehmen nicht unerheblichen, versteckten Kostenfallen umgehen.