Sollten Sie einer jener Manager sein, die
Meeting-Protokolle unterschreiben und sie dann in Papierform an die Teilnehmer versenden, ist es leicht möglich, dass Ihre Leute nicht so produktiv sind, wie sie sein könnten. Meeting-Protokolle sind ein Werkzeug, um die Effizienz eines Meetings widerzuspiegeln und dessen Ergebnisse über den Tag hinaus festzuhalten.
Damit ein Werkzeug produktiv ist, muss es richtig angewendet werden. Meeting-Protokolle können ein Aktivposten sein, sicherzustellen, dass die Entscheidungen, die in einer Konferenz getroffen wurden, nach außen gelangen und die gewünschten Ziele erreicht werden.
Meeting-Protokolle sollten nicht nur einfach eine Liste all dessen sein, was im Meeting besprochen wurde, sondern ebenfalls welche Ergebnisse bei der Diskussion herauskamen. Außerdem sollte, sobald eine Entscheidung feststeht, ein Aktionsplan ausgearbeitet, Aufgaben übertragen und Deadlines für die Erledigung festgelegt werden. Jeder einzelne Schritt bei den getroffenen Vereinbarungen sollte detailliert im Protokoll festgehalten werden; nur so wird aus dem Dokument wirklich eine Richtlinie, der man folgen kann und eine Basis Produktivitätsberichte.
Angenommen, ein Meeting sollte festlegen, ob ein neues Produkt vom Band rollen soll. Das Engineering muss das Produkt designen, die Marketingabteilung muss die Vermarktbarkeit prüfen. Es bietet sich an, dass diese beiden Aufgaben gleichzeitig auf der projekt-Zeitleiste stattfinden und andere Abteilungen deren Ergebnisse abwarten müssen. Welche der beiden Abteilungen übernimmt die Führung und wie ist die Deadline zur Erledigung? Dies sind die Aktionspunkte, die das Meeting-Protokoll dokumentieren muss. Der Einkauf weiß, dass es – sobald die Konstruktionsabteilung ihre Arbeit getan hat – Zeit ist, für die Materialien zu sorgen; die Buchhaltung weiß, dass es – sobald das Marketing den Markt für vorhanden hält – Zeit ist, Kostenmodelle mit allen Abteilungen zu koordinieren, um die Kosten fürs Produkt beurteilen zu können. Auch hier gilt es, festzulegen, wer die Führung übernimmt und wie die Kommunikation bzgl. der Ergebnisse stattfindet.
Meeting-Protokolle, die alle oben genannten Aspekte im Beispiel oben abdecken, bilden einen effektiven Standard, um die Leistung jeder Abteilung zu beurteilen, was letztendlich für den Erfolg des Projekts wichtig ist.
Um maximal von entsprechend detaillierten Meeting-Protokollen zu profitieren, sollten Sie eine Software verwenden, die eine digitale Verwaltung der Belegschaft mit der Möglichkeit zur Aktivitäten-Überwachung und entsprechenden Berichten erlaubt. Entsprechende Schriftstücke enthalten zwar die gleichen Informationen, aber elektronische Medien bieten sie schneller und effizienter. Wenn Ihre Management-Karriere die nächste Stufe erreichen soll, müssen Sie die Bedeutung von entsprechend gestalteten Meeting-Protokollen für die Produktivitätssteigerung erkennen.
