Ein Businessmeeting, das es wert ist, abgehalten zu werden, verdient auch ein funktionelles
Meeting-Protokoll . Nur zu häufig besteht ein solche allerdings einfach aus einer Kopie der Agenda, links und rechts am Rand mit hingekritzelten Anmerkungen versehen. Manager, die versuchen, die Qualität ihrer Meetings zu verbessern, sollten sich die folgenden Tipps ansehen, um das Maximum aus den Meetings herauszuholen
Jemand als Protokollführer bestimmen
Derjenige, der das Meeting leitet, kann nicht gleichzeitig bei der
Protokollführung einen guten Job machen. Weisen Sie deshalb einer Person, die mit dem Thema des Meetings vertraut ist, an, alle wichtigen Information während des Meetings festzuhalten.
Definieren Sie das Festhalten aller wichtigen Infos bereits vor dem Meeting
Die wichtigsten Informationen, die sich aus einem Businessmeeting ergeben, sind die als Ergebnis der Diskussion getroffenen Entscheidungen sowie die Übertragung von Aufgaben. Der Protokollführer sollte die Agenda bereits vorab diesbezüglich überprüfen und Punkte markieren, die einer Entscheidung oder dem Zuweisen von Verantwortlichkeit bedürfen.
Festhalten von Schlüssel-Beschlüssen und Aufgaben-Zuweisungen
Ein produktives Meeting entwickelt sich in Richtung eines Konsenses bzgl. des besprochenen Themas. Dieser enthält höchstwahrscheinlich auch Aufgabenzuweisungen an die Teilnehmer des Meetings. Ein effektives
Meeting-Protokoll dokumentiert die Entscheidungen der Gruppe oder des Managements, was als Ergebnis erwartet wird – und wer wofür bei der Durchführung der Arbeiten zuständig ist. Falls einzelne Punkte des Prozesses noch nicht detailliert festgelegt sind, sprechen Sie das an und bemühen sich um Klärung dieses Punkts. Das Protokollführen muss keine stille Tätigkeit sein: Ist etwas noch nicht fertig definiert, halten Sie die Teilnehmer dazu an, sich – im Sinne eines optimalen Ergebnisses – darauf zu konzentrieren. Kann bzgl. eines bestimmten Themas keine Entscheidung getroffen werden, notieren Sie auch dies und verschieben das Thema auf ein späteres Meeting. Das Festhalten von noch nicht entschiedenen Themen ist mindestens so wichtig, wie das Festhalten von Ergebnissen.
Halten Sie das Protokoll in angemessener Form fest und verteilen Kopien davon entsprechend
Sogar die besten Mitarbeiter können mal vergessen, dass sie für eine bestimmte Aufgabe zuständig sind. Die übersichtliche Darstellung des
Meeting-Protokolls und dessen Verteilen an die Teilnehmer hilft dabei, alle über ihre jeweiligen Zuständigkeiten zu informieren. Gedruckte Kopien werden oft übersehen, verlegt oder verschwinden in einem Stapel anderer Papiere. Der Einsatz eines digitalen Meeting-Aufzeichnungsmediums hilft dabei, dass alle Betroffenen die für sie wichtigen Infos im Auge behalten. Zeitleisten, Ablaufpläne, E-Mail-Erinnerungen und das festhalten kritischer Daten sind wichtige Teile jedes Projekts, die mithilfe von Meeting-Software sehr viel einfacher realisiert werden können.
Meeting-Protokolle , die nicht beachtet oder vergessen werden, deuten schon an, wie die zu erwartenden Ergebnisse zum Thema aussehen werden. Gut dokumentierte Meetings ergeben effektive Ergebnisse und – fast noch wichtiger: Sie geben den Teilnehmern das Gefühl, dass die aufs Meeting verwendete Zeit gut genutzt war.
