Tipps und Tricks für effektive Meetings

Ein Meeting durchzuführen, kann ziemlich abschreckend sein. Wenn Sie vor der Aufgabe stehen, ein wirklich effektives Meeting durchzuführen, merken Sie schnell, dass es dabei eine Menge von Dingen zu beachten gilt.

Aber keine Sorge, es gibt ja MeetingBooster – mit einigen Tipps und Tricks, mit denen Sie jederzeit effektive Meetings durchführen können.

Vor dem Meeting:

1. Stellen Sie den Zweck fest
2. Diskutieren Sie Ziele und erwartete Ergebnisse des Meetings
3. Passen Sie die eingeladenen Teilnehmer exakt den Themen an
4. Unterhalten Sie sich vorab mit den Teilnehmern
5. Brainstormen Sie Ideen für die Agenda
6. Verteilen Sie die Agenda und fragen dabei nach Vorschlägen
7. Versenden Sie die Agenda bereits deutlich vor dem Meeting
8. Meetings am runden Tisch (Auge in Auge) funktionieren besser als solche im „Vorlesungsstil“

Während des Meetings:

1. Heißen Sie die Teilnehmer willkommen und danken ihnen für ihr Kommen
2. Achten Sie auf pünktlichen Beginnen und Beenden des Meetings
3. Halten Sie sich an die Agenda und leiten das Meeting so, dass alle „in der Spur“ bleiben
4. Fördern Sie Gruppendiskussionen vor dem Treffen von Entscheidungen
5. Holen Sie Feedback ein, indem Sie nach Meinungen und Vorschlägen fragen
6. Bleiben Sie beim Thema; schweift jemand ab, führen Sie zum Thema zurück
7. Weisen Sie Aktionselemente zu und legen Fälligkeitsdaten fest
8. Führen Sie ein detailliertes Protokoll – zum Nachschlagen und Archivieren
9. Zeigen Sie Wertschätzung, wenn Teilnehmer sich engagieren
10. Halten Sie alle Ergebnisse zu den Themen fest
11. Informieren Sie die Teilnehmer über anstehende, weitere Meetings

Nach dem Meeting:

1. Versenden Sie das Protokoll in präsentabler Form
2. Halten Sie Probleme mit Teilnehmern und deren Vorgesetzten fest
3. Verfolgen Sie Entscheidungen und Aufgaben weiter
4. Achten Sie darauf, dass Teilnehmer ihre Aktionselemente fertigstellen
5. Verschieben Sie zurückgestellte Themen in die nächste Agenda
6. Fragen Sie Teilnehmer, was sie ändern oder beim nächsten Mal besser machen würden