Tipps und Tricks zum Erstellen einer Agenda

Das Planen von Meetings manchmal ein ziemlich abschreckender Prozess sein. Beim Erstellen der Agenda bemerkt man, dass hierbei eine ganze Menge von Dingen zu beachten sind.Hier finden Sie einige Tipps und Tricks zur professionellen Agenda, mit der auch die Teilnehmer etwas anfangen können

Die Agenda-Checkliste

Stellen Sie sicher, dass Sie alle benötigten Elemente vorliegen haben:

• Durchsuchen Sie frühere Protokolle nach noch offenen Themen
• Weisen Sie Teilnehmern ggf. Vor-Meeting-Aktivitäten zu, sodass diese sich entsprechend vorbereiten können
• Fragen Sie nach Themenvorschlägen für die Agenda
• Beginnen Sie mit dem Erstellen der Agenda schon frühzeitig, sodass Ihnen Zeit für Änderungen und das verteilen an die Teilnehmer bleibt

Die Agenda-Struktur

1. Allgemeine Informationen

• Name der Gruppe oder des Unternehmens
• Datum, Zeit, und Ort des Meetings
• Zweck des Meetings
• Liste aller speziellen Referenten

2. Agenda Elemente:

• Ordnungsrufe
• Eröffnung
• Billigung des letzten Meeting-Protokolls
• Angestelltenberichte
• Ausschuss-/Unterausschuss-berichte
• Klassisches Business
• Neues Business
• Abschluss
• Vertagung

Einige Extratipps zur Agenda

1. Fragen Sie zu Beginn des Meeting die Teilnehmer nach möglichen Ergänzungen in letzter Minute – das hilft bei der Kontrolle des Meetings und hilft, Unterbrechungen zu vermeiden 2. Stellen Sie sicher, dass ein Thema wirklich abgeschlossen ist, bevor man weitermacht, parken Sie es ggf. für eine spätere, erneute Behandlung 3. Planen Sie zusätzliche Zeit für Diskussionen ein – speziell bei kontroversen Themen 4. Scheuen Sie sich nicht, Teilnehmer zu ermahnen, beim Thema (der Agenda) zu bleiben – das Meeting profitiert davon