Erfahren Sie, wie man eine professionelle Agenda für ein Meeting schreibt
Eine Agenda ist einfach ein schriftlicher Plan aller Themen, die während eines Meetings besprochen werden sollen; jedes Meeting sollte eine solche Agenda haben. Eine saubere Agenda macht das Meeting effektiver, indem es dabei hilft, bessere Ergebnisse zu erzielen. Hier einige Tipps, wie man eine Agenda optimal erstellt:
4 Schritte beim Erstellen einer Agenda für ein Meeting:
- Wählen Sie eine Vorlage für die Meeting-Agenda aus
- Brainstormen Sie die Agenda-Themen mit Hilfe einer Mindmap
- Sammeln Sie Information bzgl. des Inhalts der Agenda
- Schreiben Sie die Agenda nieder
Auswahl einer Vorlage für die Agenda
Beim Lernen, wie man eine Agenda für ein Meeting erstellt, empfiehlt es sich, auf eine entsprechende Vorlage zurückzugreifen. Bei den Millionen von Meetings, die jeden Tag stattfinden, ist es einerseits einfach, etwas Derartiges zu finden, andererseits ist es deshalb auch schwierig, etwas wirklich Passendes auszusuchen. Immerhin sind viele Meetings recht standardisiert; hier einige Beispiele, die Sie als Anregung nutzen können:
- Agenda-Vorlage für eine Vorstandssitzung
- Agenda-Vorlage für Mitarbeiterversammlung
- Agenda-Vorlage für ein Sales-Meeting
- Agenda-Vorlage für ein Business-Meeting
Brainstorming der Agenda per Mindmap
Normalerweise werden Agendas in MS Word erstellt, was einen Überblick über die zu besprechenden Themen allerdings recht schwierig macht. Lineare Software ist einfach nicht besonders gut fürs Brainstorming geeignet, weshalb dafür von vielen
Mind Mapping-Software verwendet wird. Mind Mapping ermöglicht einen „organischen“, visuellen Überblick und kann später zu Word als Agenda exportiert werden. Insofern kann Mind Mapping für das Schreiben einer Agenda ein nützliches Werkzeug sein.
Informationen zum Schreiben der Agenda sammeln
Ganz wichtig ist, von den Teilnehmern zu erfragen, was sich diese als Punkte der Agenda wünschen, insbesondere, wenn Sie die Agenda für einen Vorgesetzten oder einen Supervisor erstellen. Versenden Sie entsprechende E-Mails oder laden die Teilnehmer zum diesbezüglichen Brainstorming ein. Es gibt auch spezielle Meeting Management-Software wie
MeetingBooster, die Sie beim Schreiben der Agenda unterstützt und mit deren Hilfe die Teilnehmer ihre Vorschläge auch elektronisch übermitteln können.
Meetings können teil einer ganzen Meeting-Reihe sein, die sich über mehrere Wochen oder Monate erstreckt. Es empfiehlt sich deshalb, sich auch die
Meeting-Protokolle früherer Meeting anzusehen, um damals verschobene Themen und nicht gelöste Probleme zu finden. Sie werden feststellen, dass es bei einer Meeting-Serie vielfach um sich wiederholende Themen geht.
Schreiben der Agenda
Nach dem Sammeln der Informationen und dem Skizzieren der Themen können Sie mit dem Schreiben der Agenda fürs Meeting beginnen. Viele verwenden dazu eine Standard-Textverarbeitung wie Word oder eine Meeting Management-Software wie MeetingBooster. Das Agenda-Modul in MeetingBooster ermöglicht ein schnelles Eingeben von Themen, deren Dauer sowie von Dateianhängen. Denken Sie daran, wichtigen Themen entsprechend viel Zeit zuzuweisen.
Tipps zum Schreiben einer Agenda für ein Meeting:
1. Geben Sie Beginn und Ende für jedes Thema ein
2. Denken Sie daran, Zeit für Pausen einzuplanen
3. Lassen Sie Kollegen und andere Teilnehmer Ihre Agenda begutachten
4. Denken Sie auch an die vorbereitenden Aufgaben
5. Verteilen Sie die Agenda deutlich vor dem Meeting an die Teilnehmer
Warum Sie die Agenda mit MeetingBooster erstellen sollten:
1. Elektronische Themen-Vorschlagssystem für die Teilnehmer
2. Einfaches und schnelles Schreiben der Agenda
3. Umfassendes Zeitverteilungs-System
4. Zuweisen von vorbereitenden Aufgaben
5. Automatisches verteilen der Agenda
