Fallbeispiele

Mind Mapping: Ein unschätzbares Tool für die Terminplanung

Hintergrund

Stephen Orr schloss sein Studium der Elektrotechnik mit dem Wahlfach Informatik an der University of Waterloo ab. Stephens frühe berufliche Laufbahn umfasste die Arbeit an interaktiven Multimedia-Anwendungen auf Plattformen wie Amiga, TurboGrafx-16, Tandy-VIS und IBM-PC. Im Frühjahr 1993 wechselte er zu ATI Technologies (heute AMD), wo er die letzten 19 Jahre arbeitete. Bei ATI leitete Stephen viele Jahre die Multimedia-Gruppe. In dieser Funktion konzentrierte er sich auf die Entwicklung von Anwendungen für die erfolgreiche Produktlinie „All-In-Wonder“. Vor kurzem hat Stephen Orr die Verantwortung für die gesamte Entwicklung der PCBenutzeroberfläche übernommen, einschließlich des Catalyst Control Center (Windows und Linux), der Installationslösungen und von Hydravision. Stephen hat in MindView Business ein wertvolles Werkzeug in vielen Bereichen gefunden, einschließlich der Fähigkeit, Brainstorming und Zeitpläne zu verwalten.

Mind Mapping als tägliches Business-Tool

Ich benutze Mind Maps für eine Vielzahl von Aufgaben, wie zum Beispiel:

• Notizen machen fürs Meeting
• Protokollieren einer Brainstorming-Sitzung für ein bestimmtes Problem. Erstellen und Interpretieren von Zeitplänen
• Skizzieren neuer Projekte
• Skizzieren neuer Projekte
• Nachverfolgen, Organisieren und Gruppieren von Aufgaben

In diesem Beispiel werde ich mich auf zwei der oben genannten Punkte konzentrieren: (1) Brainstorming eines Problems und (2) Erstellen und Interpretieren von Zeitplänen. Ich werde auch versuchen zu zeigen, wie MindView es mir ermöglicht, von einer Brainstorming-Sitzung bis hin zu einem Arbeitsplan zu gelangen.

(1) In einem Brainstorming-Meeting müssen viele Informationen gesammelt, organisiert und später weitergegeben werden. Die Organisation der Informationen ist zu Beginn des Meetings oft nicht ganz klar. Mit MindView kann ich die in solchen Meetings gesammelten Informationen erfassen, organisieren und wieder neu organisieren und dann veröffentlichen

Wenn Sie mit Zeitplänen arbeiten, ist MindView äußerst leistungsfähig, u.a. beim Im- und Export von MS Project-Dateien. Ein Projekt in MS Project enthält Entsprechungen zu einer Mind Map, indem es ein Grundkonzept (das Thema des Zeitplans) und eine Reihe von Abschnitten und Unterabschnitten mit jeweiligen Abhängigkeiten enthält. Es ist jedoch bei der Präsentation von Informationen sowie beim Organisieren und Manipulieren nicht so flexibel. Daher ist es für mich sehr nützlich, zwischen MindView und MS Project wechseln zu können.

Am Ende einer Brainstorming-Sitzung für ein Entwicklungsprojekt werden alle wichtigen Teile des Projektmanagements (die Arbeitselemente, Probleme, Risiken und Chancen) in der Mind Map erfasst. Von dort aus ist es in MindView sehr einfach, zur Gantt-Ansicht zu wechseln und Aufwandsschätzungen und Auftragsabhängigkeiten hinzuzufügen. Grundsätzlich ist alles, was für die Verwaltung des Projekts erforderlich ist, in MindView enthalten.

In einem letzten Schritt können die neuen Aufgaben durch den Export in MS Project in das Gesamtbild integriert werden, in dem alle aktiven und geplanten Projekte verwaltet und die Ressourcen angepasst werden.

Wenn in der Brainstorming-Sitzung eine Lösung für ein Problem ermittelt werden soll, besteht das Endergebnis häufig aus einer Reihe von Aufgaben, Risiken und Problemen. Mithilfe der GanttDiagrammansicht in MindView können Ressourcen zusammen mit Aufwandsschätzungen hinzugefügt werden, um einen Zeitplanentwurf zu erstellen.

(2) Mit MindView können Zeitpläne sowohl in der Mind Map- als auch in der Gantt-Diagramm-Ansicht erstellt und interpretiert werden. Darüber hinaus ist das Importieren und Exportieren von MS Project-Dateien äußerst leistungsfähig. Wenn in MS Project bereits ein Zeitplan vorhanden ist, können Sie ihn in MindView importieren und in die Mind Map-Ansicht (oder der Ansicht Links/ Rechts) wechseln, um sich einen schnellen Überblick über das Projekt zu verschaffen und Details nach Bedarf aufzurufen.

Die Möglichkeit, in MindView zu filtern und zwischen MindView Business, Microsoft Project und Microsoft PowerPoint zu wechseln, ist äußerst wertvoll.

Brainstorming, Erstellen und Interpretieren von Zeitplänen

Der Ausgangspunkt ist in der Regel eine leere Mind Map mit dem Kernproblem in der Mitte. Ich beginne vielleicht mit ein paar generellen Konzepten, die offensichtliche Aspekte des zu lösenden Problems sind, oder ich frage zunächst nach einer Problemdefinition. Da sich normalerweise verschiedene Interessengruppen im Raum befinden, gibt es in der Regel unterschiedliche Standpunkte zu den wichtigsten Themen. Alle diese Standpunkte und Probleme werden erfasst und gruppiert. Durch die Möglichkeit, Elemente der Karte visuell zu verschieben, können Konzepte schnell organisiert und eben auch immer wieder neu organisiert werden.

Außerdem wird häufig versucht, Lösungen für alle oder Teile des Problems vorzuschlagen, bevor die gesamte Problemdefinition erfasst ist. In einem traditionellen Ansatz zur Problemlösung werden diese Konzepte erst aufgezeichnet, nachdem die gesamte Problemstellung vereinbart wurde. Infolgedessen werden Zwischenlösungen häufig zurückgestellt und manchmal auch vergessen, wenn die Diskussion in andere Richtungen geht. Mit MindView ist es einfach, den Vorschlag aufzuzeichnen, ihn mit dem relevanten Teil der Problemdiskussion zu verknüpfen und ihn später erneut aufzurufen. Dies bedeutet, dass der Vorschlag auch dann nicht verloren geht, wenn die Besprechung unterbrochen und zu einem späten Zeitpunkt oder mit anderen Teilnehmern erneut einberufen wird.

Nach der Besprechung können Sie ganz einfach ein wenig Zeit damit verbringen, die Notizen ein wenig zu „polieren“ und anschließend das Ergebnis in Microsoft Word zu exportieren, um es als Protokoll zu versenden. In Fällen, in denen das gesamte Team mit der Idee einer Mind Map vertraut ist, senden wir häufig auch ein JPEG der Map, um die Sitzungsprotokolle zu erfassen.

Meine Vorgesetzten verlassen sich auf MindView-Mind Maps, um effiziente und produktive Meetings abzuhalten.

Wie bereits erwähnt, führen wir häufig Brainstormings zu Problemen durch, um Lösungen über Mind Mapping zu finden. Am Ende einer Brainstorming-Sitzung haben wir im Fall eines Entwicklungsprojekts alle Arbeitselemente, Probleme/Risiken und Chancen erfasst. Diese Komponenten decken alle wichtigen Bestandteile der Projektverwaltung ab. Von dort aus ist es in MindView sehr einfach, zur Gantt-Ansicht zu wechseln und Aufwandsschätzungen und Auftragsabhängigkeiten hinzuzufügen. Grundsätzlich ist alles, was zum Verwalten eines Projekts erforderlich ist, in MindView enthalten.

Das Endergebnis der Brainstorming-Sitzung ist dann oft eine Mind Map, die einen Plan zur Behebung des Problems und einen Zeitplan enthält, der die damit verbundenen Aktionen abdeckt. Nachdem dies mit dem Zeitplan des Master-Teams zusammengeführt wurde und der Ressourcenabgleich stattfand, können wir besser abschätzen, wann diese bestimmte Gruppe von Aufgaben im Verhältnis zu anderen geplanten Arbeiten ausgeführt werden kann. Dies führt zu einer anderen Verwendung von MindView, die ich behandeln möchte: Die Verwendung von Mind Maps, um detaillierte Zeitpläne zu interpretieren und sie in hocheffektive Roadmaps umzuwandeln.

In Situationen, in denen ein ganzes Team nach einem detaillierten Zeitplan arbeitet, der alle geplanten Aktivitäten über viele Monate hinweg umfasst, kann ich mit MindView schnell nachvollziehen, was das Team gerade tut.

Das Einhalten eines Zeitplans für das Team ist eine typische Aufgabe für einen Ressourcenmanager. Wir verwenden Standardtools (Microsoft Project) für die Wartung dieses Zeitplans. In diesen Projektdateien ist eine Fülle von Daten für Arbeiten enthalten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt (oder in einer bestimmten Version) abgeschlossen sein sollen. Bei einer monatlichen Hauptversion werden viele unserer Projektpläne basierend auf den Funktionen verwaltet, die in einem bestimmten Monat (Release) veröffentlicht werden sollen.

Durch Umschalten zwischen der Gantt-Diagrammansicht in MindView (im Wesentlichen für Ressourcennivellierung) und der Mind Map-Ansicht können Sie sehen, welche Aufgaben und Zeiten geplant sind, ohne alle Details anzeigen zu müssen. Es ist viel einfacher, Aufgaben in einer Mind Map zu vertauschen als in einem Gantt-Diagramm. Die Gantt-Diagrammansicht ist (wie es sein sollte) besser für die Betrachtung der Gesamtzeitleiste und der Ressourcenbelastung. Wenn ich Änderungen an einem Zeitplan und mögliche Kompromisse bespreche, bevorzuge ich die Mind Map-Ansicht in MindView, um von einer hohen Ebene aus zu verwalten, ohne den Zugriff auf die detaillierten Informationen zu verlieren.

Ein weiteres Problem, das MindView löst, besteht darin, detaillierte Zeitpläne in Pläne für die Aufzeichnung von Roadmaps zu übersetzen. Durch Importieren der MS Project-Datei in MindView und Verwenden der entsprechenden Filter ist es möglich, schnell eine Ansicht zu erstellen, in der ein Release-Zeitplan angezeigt wird, der es mir ermöglicht, die Veröffentlichung entsprechend aufzuschlüsseln, um die geplanten Funktionen anzuzeigen. Indem ich nur einen Drilldown in ausgewählte Zweige des Zeitplans durchführe, kann ich die benötigten Informationen schnell anzeigen (oder ausblenden). Durch Löschen von Abschnitten der Map, die nicht für die Roadmap, jedoch für einen Zeitplan relevant sind (z. B. technische Reserven für Fehlerbehebung, Urlaub usw.), kann ich schnell eine verkleinerte Map erstellen. Diese verkleinerte Map kann dann nach Microsoft PowerPoint exportiert werden und als Ausgangspunkt für eine veröffentlichte Roadmap-Präsentation dienen.

Vorzüge der Verwendung von MindView

Beim Sammeln von Informationen in einem Raum voller Personen, die ein Problem diskutieren, bringen diese jeweils einen eigenen, meist wertvollen Standpunkt zum Problem sowie einen anderen Lösungsansatz ein, entweder, weil sie Probleme auf eine bestimmte Art und Weise angehen oder weil ihr Standpunkt eine bestimmte Art von Lösung impliziert.

Wenn ich MindView verwende, um Informationen während der Besprechung zu sammeln, kann ich die Probleme auf eigene Weise bearbeiten und einander ähnliche Gedanken schnell an derselben Stelle der Mind Map sammeln. Im Wesentlichen kann ich jedem in der Besprechung erlauben, das Problem auf seine eigene Weise zu bearbeiten und die Ergebnisse zusammenzufassen. Wenn die Mind Map wächst, insbesondere, wenn sie auf einem Projektor (gemeinsam genutzt) angezeigt wird, lösen in der Mind Map dargestellte Ideen häufig andere Ideen aus, die ansonsten vielleicht gar nicht aufgetaucht wären.

Durch das Brainstorming per Mind Map werden wertvolle Optionen nicht verpasst und am Ende des Meetings haben die Teilnehmer eine umfassendere Sicht auf das Problem und die Lösung, weil sie gesehen haben, wie ihre Sichtweise zu anderen passt.

Die Möglichkeit, MindView quasi als Rosettastein zu verwenden, um zwischen verschiedenen Anwendungen und Detailebenen zu wechseln, spart viel Zeit. Die Möglichkeit, Daten schnell in einer übersichtlichen Ansicht zusammenzufassen und dort Anpassungen vorzunehmen, ohne die Details zu verlieren, ist äußerst nützlich. Außerdem finde ich die Möglichkeit unglaublich hilfreich, ein Projekt in einer MindView-Mindmap zu starten, um die Projektphasen, Entwicklungsmethoden, Arbeitselemente und Aufwandsschätzungen zu erfassen und diese dann direkt in ein Gantt-Diagramm oder eine MS Project-Datei (Zeitplan) zu konvertieren.