Fallbeispiele

Integration einer Projektstruktur mit MindView in den Projektmanagementprozess von Suez Consulting

Ausgangssituation, Erwartungen und Wahl von MindView bei Suez Consulting

Suez Consulting ist an einer Vielzahl von Projekten beteiligt, die von mehreren Tausend bis zu mehreren Millionen Dollar Umfang reichen und auf verschiedene Agenturen verteilt sind. Vor der Verwendung von MindView wurden die Projekte entweder mit Microsoft Excel geplant, was eine einfache Kommunikation mit unseren Kunden ermöglichte, uns jedoch hinsichtlich der Planung ziemlich einschränkte - oder mit Microsoft Project, das ebenfalls eine gute Kommunikation mit den Kunden ermöglichte, allerdings nicht eben einfach zu bedienen ist.

,,Wir suchten nach einem Werkzeug, mit dem wir unser Projektspektrum einfach planen und die PSP-Methode in den Prozess integrieren können. Außerdem wollten wir die Arbeitsmethoden der Projektmanager standardisieren”, erklärt Floriane Helou-Frugier.

,,Wir wollten, dass das Tool benutzerfreundlich, einfach und für alle leicht zugänglich ist. Nach einer Reihe von Versuchen und Benchmarks haben wir uns für MindView entschieden. Besonders gefallen hat uns die grafische Darstellung des PSP und der einfache Wechsel von der PSP- auf die Gantt-Ansicht, was es zu einer guten Lösung für unsere Planungsanforderungen machte. “

Der PSP kann auch nach MS-Word exportiert werden, um das PSP-Dokument zu erstellen. Dank der engen Verbindung zwischen den Ansichten PSP und GANTT und den MS OfficeExporten müssen die Informationen nicht erneut eingegeben oder dupliziert werden.

,,Um unsere Teams zu schulen, haben wir mit MatchWare eine Reihe von einstündigen Webinaren durchgeführt, in denen wir gezeigt bekamen, wie man einen PSP erstellt und ein Projekt plant. Vincent Drecq (ConseilOrga) half uns auch, indem er die Projektmanager in Bezug auf die Methodik schulte.

Dank der vertrauten Benutzeroberfläche, die der von MS Office ähnelt, ist es leicht, sich in MindView einzuarbeiten und mit dem PSP als grafischer Darstellung umzugehen. Außerdem kann man schnell von der PSP Darstellung zur Gantt-Ansicht gelangen, was für uns eine große Zeitersparnis darstellt und eine wesentliche Voraussetzung geworden ist.

Wir verwenden MindView auch für andere Zwecke, beispielsweise zum Erstellen einer Projektcharta. Zu diesem Zweck haben wir zunächst eine entsprechende Vorlage mit MindView entworfen und Kommentare zu den Zweigen hinzugefügt, um Projektmanagern Hinweise zu geben, wie sie im Detail erstellt werden kann. “

,,as ist ein PSP?” von Vincent Drecq PMP®, MoP®

Die Verwendung eines PSP wird von der PMI-Methodik empfohlen, um den Projektumfang festzulegen. Ziel ist es, den Gesamtumfang des Projekts zu organisieren und zu definieren, der dann in einer hierarchischen Baumstruktur in die erforderlichen Ergebnisse aufgeteilt wird. In einem PSP entspricht die auszuführende Arbeit den aus der Aktivität resultierenden Produkten oder Leistungen, nicht der Arbeit als solcher.

Durch die Erstellung eines PSP kann der Projektmanager die Arbeit, die das Team ausführen muss, besser definieren und das Projekt einfacher steuern. Die Aktivität (das “Wie?”) folgt dann später. Der PSP wird zu Beginn des Projekts erstellt und während seiner Ausführung mehrmals überprüft.

Der PSP entspricht auch dem “Was?”-Element, also den Arbeitsphasen und Arbeitskomponenten. Die Arbeitskomponenten bestehen aus einem oder mehreren zu liefernden Ergebnissen. Erst an diesem Punkt ist es Zeit, über das “Wie?” nachzudenken, um die Aktivitäten diesbezüglich zu definieren. Diese Methode ermöglicht es dem Projektmanager, nahtlos zum Gantt-Diagramm zu gelangen, um die Reihenfolge der Aktivitäten zu definieren. Das resultierende Gantt-Diagramm wird zu einem nützlichen Leitfaden und zu einer wertvollen Informationsquelle für die Teammitglieder.

In einem Gantt-Diagramm kann es schwierig sein, das Projekt vollständig zu visualisieren. Ein PSP hingegen kann ohne weiteres auf einer A3-Seite dargestellt werden, um eine globale Sicht des Projekts zu erhalten. Jedermann kann einen PSP auch ohne Schulung oder Spezialkenntnisse verstehen.

Wie man einen PSP in MindView erstellt

Arbeiten Sie in der ersten Sitzung der PSP-Erstellung in der Mind Map-Ansicht, um den Denkprozess des Teams zu steuern.

Ordnen Sie dann die Zweige mithilfe von Drag & Drop neu an.

Um die Ergebnisse der einzelnen Komponenten klar zu definieren, beschreiben Sie sie anhand der Textnotizen und fügen Sie alle erforderlichen Dokumente (Spezifikationen, Grafiken usw.) als angehängte Objekte hinzu. Eine Büroklammer zeigt das Vorhandensein dieser zusätzlichen Elemente an.

Während einer Besprechung zur PSP-Erstellung muss man häufig von einem Teil der Struktur zu einem anderen wechseln und wieder zu einem vorherigen Element zurückkehren. Die Tatsache, dass der PSP eine grafische Darstellung des gesamten Projekts darstellt, macht es wesentlich einfacher, zwischen verschiedenen Teilen zu navigieren, als dies bei einem umfangreichen linearen Dokument der Fall wäre.

Einer der Vorteile von MindView ist die Möglichkeit, nahtlos von der PSP-Ansicht zur Gantt-Ansicht zu wechseln, in der Sie alle Funktionen finden, die für die zeitliche Planung Ihres Projekts erforderlich sind (Links, Abhängigkeiten, Ressourcen, Datumsangaben, Einschränkungen usw.).

Wenn ein Projekt eine Kostenüberwachung umfasst, muss der Projektmanager häufig alle Daten in Excel erneut eingeben. Im Gegensatz dazu können Sie hier beim PSP bleiben und den Berechnungsmodus von MindView verwenden, um alle Kosten zu berechnen.