10 astuces pour organiser une réunion avec efficacité

La plupart des professionnels du milieu des affaires ont généralement des réactions ambivalentes, voire de rejet, au sujet des réunions auxquelles ils doivent assister. Les réunions font toutefois partie intégrante des activités de l’entreprise, et sont indispensables à leur déroulement. Néanmoins, alors qu’elles devraient être considérées comme un moyen stratégique de communication, la plupart des réunions sont perçues avec méfiance et appréhension.

Si vous souhaitez débarrasser votre entreprise de ce sentiment négatif qu’elles inspirent et redonner à vos réunions toute leur utilité dans la conduite de vos activités, commencez par améliorer la manière dont elles sont organisées et planifiées. Les résultats que vous obtiendrez avec quelques simples changements vous surprendront probablement.

Conseils à suivre pour la bonne organisation d’une réunion :

1. Déterminez les personnes dont la présence est indispensable et celles qu’il n’est pas nécessaire d’inviter. Une réunion restreinte est souvent plus performante qu’une réunion à large effectif.
2. Assurez-vous que vous avez un objectif clair avant d’organiser la réunion, surtout dans le cas d’une réunion périodique, qui n’a pas forcément lieu d’être si l’ordre du jour est vide.
3. Planifiez le lieu et l’horaire de la réunion avec un préavis suffisant pour permettre aux participants d’organiser leur propre planning ; ne tenez pas pour acquis que l’emploi du temps qui vous arrange le mieux leur conviendra également.
4. Préparez un ordre du jour précis et détaillé, contenant des sujets susceptibles d’engendrer des discussions positives et productives plutôt que des monologues unilatéraux ; personne n’apprécie de devoir passer deux heures dans une salle à écouter quelqu’un d’autre pontifier.
5. Distribuez l’ordre du jour à tous les participants bien à l’avance de la réunion en leur demandant s’ils ont des suggestions de sujets de discussion supplémentaires ; ce faisant, vous leur donnerez le sentiment que leur contribution est utile et appréciée.
6. Veillez à désigner un animateur dont le rôle sera de veiller au bon déroulement de la réunion et à ce que l’ordre du jour en soit respecté.
7. Le cas échéant, désignez également un secrétaire chargé de consigner les échanges entre les participants et les décisions prises, permettant ainsi à l’animateur de se concentrer sur la discussion et la communication.
8. Si vous avez besoin d’informations supplémentaires avant de pouvoir prendre une décision, n’hésitez pas à différer un sujet en vue d’une discussion ultérieure. Vous n’avez rien à gagner à prendre une décision hâtive sur une question importante.
9. Avant de mettre fin à la réunion, réitérez son objectif et assurez-vous que tous les participants ont une idée claire des étapes à venir et des tâches qui leur incombent.
10. Distribuez et archivez le compte-rendu de la réunion de telle sorte que tous les participants puissent le consulter à tout moment