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Portée de projet
Rédigez un document de portée de projet pour définir le périmètre du projet dès sa conception.
Rédigez un document de portée de projet pour définir le périmètre du projet dès sa conception.
Le document de portée du projet est une description détaillée de toutes les tâches nécessaires à la satisfaction des actionnaires du projet. De ce fait, il aborde tous les aspects à inclure. L’examen des aspects à exclure peut aussi améliorer la précision des tâches à accomplir de manière significative. On distingue deux types de portée : 1) portée du produit et 2) portée du projet.
La portée du produit est un composant de la portée du projet. La portée du produit décrit le travail à effectuer pour remplir les exigences des livrables du projet. Dans la mesure où les produits sont les livrables clé du projet, la gestion de la portée met un accent particulier sur la portée du produit. Un ensemble de documents et de procédures spécifiques au projet sont mis en œuvre pour garantir que le produit final satisfait les critères d’acceptation des actionnaires du projet. Les documents descriptifs du projet consacrés exclusivement à la portée du produit incluent le plan de gestion des exigences et la matrice de traçabilité des exigences. La gestion de la configuration est un processus dédié dont le but est de gérer les modifications apportées aux caractéristiques fonctionnelles ou physiques du produit. Les produits doivent également être soumis à diverses procédures de vérification et de validation avant de pouvoir être acceptés et transférés aux actionnaires appropriés.
La portée du projet, qui inclut la portée du produit, décrit toutes les autres tâches requises pour mener le projet à bien. Elle est détaillée dans le plan de gestion de la portée et dans la portée de référence, et incorporée au plan de gestion du projet. Les documents de gestion de la portée indiquent comment la portée doit être planifiée, exécutée et contrôlée.
La portée du projet est définie par la portée de référence dans trois documents :
La portée de référence est le document servant à mesurer la performance de la portée.
Comment créer un document de portée du projet
Le plan de gestion de la portée et le plan de gestion des exigences sont des sous-plans du plan de gestion du projet. Ils décrivent comment la portée du projet et la portée du produit doivent être planifiées, exécutées et contrôlées. Ils définissent également les critères d’acceptation de la portée du produit à satisfaire avant que les produits puissent être transférés aux actionnaires du projet.
Les exigences sont les conditions à remplir pour répondre aux besoins et aux attentes des actionnaires, qui constituent la source d’exigences la plus importante. Divers outils et techniques peuvent être mis en œuvre pour identifier les exigences, tels brainstorming, entretiens, mind mapping, benchmarking et modélisation.
Les produits sont définis de manière à répondre aux exigences. Chaque produit, accompagné de sa liste d’exigences, est documenté et suivi dans la matrice de traçabilité des exigences (RTM). La RTM est donc l’outil permettant d’assurer le suivi de l’état et des modifications des produits pendant toute la durée du projet.
La portée est documentée dans la portée de référence et inclut la totalité du travail nécessaire à la création des produits. La portée de référence comporte l’énoncé de la portée, la structure WBS et le dictionnaire WBS. Il s’agit du document officiel utilisé pour mesurer les progrès accomplis.
La portée est exécutée et mesurée par rapport à la portée de référence. Le plan de gestion de la portée et le plan de gestion des exigences contiennent tous deux des seuils et des critères d’acceptation que la portée du projet doit satisfaire avant que les produits finaux puissent être transférés aux actionnaires.
Toute différence entre la portée actuelle et la portée de référence donne lieu à un écart. La portée de référence ne peut être modifiée que par suite de l’approbation d’une requête de changement ayant parcouru toutes les étapes d’une procédure intégrée de contrôle des changements. Des actions préventives ou correctives doivent être identifiées dans la requête de changement de façon à réaligner les performances avec la portée de référence. Tout changement effectué est capturé dans la matrice de traçabilité des exigences et approuvé par le processus de modification de la configuration.
Les produits créés font l’objet d’une vérification de conformité. Une fois vérifié, chaque produit est validé en fonction des critères d’acceptation, puis transféré aux actionnaires.
Comment utiliser la portée de projet
Un des aspects de la gestion de la portée de projet consiste à obtenir l’assurance que les objectifs du projet ont été remplis et que les livrables peuvent être transférés aux actionnaires de manière satisfaisante. La gestion adéquate de la portée de référence est ainsi le facteur qui garantit la réussite du projet. La matrice de traçabilité des exigences est utilisée pour assurer le suivi des changements apportés aux produits et pour communiquer ces derniers aux actionnaires. Les changements concernant la portée du produit et la portée du projet sont gérés respectivement par la procédure de gestion de la configuration et par la procédure intégrée de contrôle des changements.
La gestion de la portée permet d’éviter deux situations inacceptables, à savoir la dérive des objectifs et la sur-qualité. Ces deux écueils sont similaires dans la mesure où ils entraînent tous deux l’exécution de travail additionnel non approuvé. La dérive des objectifs résulte de l’accomplissement de tâches mineures non approuvées sur une longue plage de temps. La sur-qualité résulte de l’accomplissement de tâches aboutissant à une qualité perçue comme supérieure sans l’approbation requise. Dans les deux cas, le chef de projet présume que le budget est en mesure de couvrir ces dépassements. L’accomplissement de travail non approuvé est toutefois susceptible d’entraîner des coûts imprévus, et peut même avoir un effet négatif sur le planning. Une gestion adéquate de la portée garantit que seules les tâches approuvées par la portée de référence sont exécutées, et assure donc la réussite du projet.
Au fur et à mesure de la création des produits, l’équipe du projet vérifie qu’ils sont conformes au plan de gestion de la portée, au plan de gestion des exigences et à la portée de référence. Après leur vérification, les produits sont validés par l’équipe du projet et par les actionnaires pour garantir qu’ils sont conformes aux critères d’acceptation, auquel cas ils sont transférés aux actionnaires. Dans la mesure où son objectif est de créer des produits capables de répondre aux besoins des actionnaires et de mener le projet à son terme dans des conditions optimales, la gestion de la portée est absolument critique pour la réussite du projet.