Astuces et conseils pour créer un ordre du jour de réunion

La planification d’une réunion peut parfois faire l’effet d’un obstacle insurmontable. Si vous êtes chargé d’établir l’ordre du jour d’une réunion, vous découvrirez qu’il y a beaucoup d’aspects à considérer.Pour vous aider, voici quelques conseils qui vous permettront de créer un ordre du jour professionnel et également stimulant pour les participants.

Liste de contrôle

Assurez-vous que vous disposez de tous les éléments requis :

• Consultez les comptes-rendus précédents pour tous les points en suspens.
• Assignez les tâches préparatoires nécessaires aux participants concernés, de façon à ce qu’ils puissent arriver à la réunion avec toutes les données requises.
• Demandez aux participants s’ils ont des suggestions de sujets supplémentaires à ajouter à l’ordre du jour.
• Donnez-vous une marge de temps confortable pour la préparation de l’ordre du jour, afin de pouvoir y apporter les modifications nécessaires en temps utile avant de l’envoyer aux participants.

Structure de l’ordre du jour

1. Informations générales :

• Nom du groupe de travail ou de l’organisation
• Date, lieu et horaire de la réunion
• Objectif de la réunion
• Liste des participants

2. Sujets de discussion :

• Accueil
• Remarques préliminaires
• Approbation du dernier compte-rendu
• Rapport de la direction
• Rapports des comités ou sous-groupes
• Actions en cours
• Autres questions
• Remarques finales
• Remerciements

Conseils supplémentaires

1. Au début de la réunion, demandez aux participants s’ils ont des ajouts de dernière minute à apporter à l’ordre du jour : vous éviterez ainsi les interruptions en cours de réunion et pourrez continuer à en maîtriser le déroulement. 2. Veillez à atteindre un accord sur chaque sujet de l’ordre du jour avant de passer au sujet suivant, à moins qu’il ne soit nécessaire de le différer par manque d’information. 3. Veillez à ménager suffisamment de temps pour les discussions et débats, particulièrement sur les sujets les plus controversés. 4. N’hésitez pas à rappeler les participants à l’ordre s’ils s’écartent du sujet de discussion ; la réunion n’en sera que plus productive.