Par comparaison avec une réunion face à face, la nature d’une réunion en ligne fait qu’elle peut très facilement dévier de son objectif et se solder par une perte de temps complète. En principe, les réunions en ligne peuvent économiser temps et argent, mais seulement si l’animateur a les capacités requises, spécifiques à ce type de réunion. Les conseils suivants vous aideront à faire en sorte que votre prochaine réunion en ligne accomplisse tous les résultats que vous en attendez, justifiant le temps que vous aurez investi dans sa préparation et sa mise en œuvre.
1. Etablissez un ordre du jour structuré et suivez-le scrupuleusement
Prenez le temps de
préparer un ordre du jour reflétant le déroulement prévu de la réunion. Plus important encore, donnez-vous une bonne marge pour établir cet ordre du jour de façon à pouvoir le distribuer aux participants au moins 24 heures avant le début de la réunion. En communiquant l’ordre du jour aux participants avec suffisamment d’avance, vous leur donnerez les meilleures chances possibles de pouvoir se préparer correctement à la réunion. Pour gagner du temps, envoyez l’ordre du jour par voie électronique, et adressez-le à chaque participant individuellement afin de pouvoir y ajouter des tâches de préparation spécifiques le cas échéant.
2. Soyez concis et impliquez les participants
Indiquez sur votre exemplaire de l’ordre du jour comment vous souhaitez que la réunion se déroule. Restez concentré sur les objectifs de la réunion, et reléguez les points secondaires à la fin de la réunion si vous en avez le temps. Repérez sur votre exemplaire de l’ordre du jour les endroits où vous souhaitez faire intervenir des participants spécifiques. Si vous avez distribué des tâches de préparation à certaines personnes, notez le moment où vous devrez les inviter à donner leur compte-rendu. Adressez-vous directement aux participants responsables de certaines des activités abordées par l’ordre du jour. Respectez l’horaire de chaque sujet de discussion au fur et à mesure que vous progressez dans l’ordre du jour.
3. Documentez les décisions principales avant de passer au sujet suivant
Votre logiciel de réunion en ligne devrait vous permettre de noter les discussions menées sur chaque sujet de façon à ce que tous les participants puissent les visionner en temps réel et suivre l’avancement de la réunion en détail, approche qui a aussi l’avantage de retenir leur attention et leur concentration. A l’issue de la réunion, vous pourrez vous servir de ces notes pour rédiger le
compte-rendu final. Si l’animation de la réunion demande toute votre attention et ne vous permet pas de prendre les notes vous-même, déléguez cette tâche à l’un des participants. Assurez-vous toutefois au préalable que la personne en question a les capacités requises pour produire le type de notes dont vous avez besoin.
4. Répertoriez les tâches à accomplir et assignez-leur des dates d’échéance
Faire une liste des tâches assignées durant la réunion n’est pas suffisant : pour garantir qu’elles seront menées à bien, fixez aussi des échéances pour chacune des étapes. Assurez-vous que les participants comprennent non seulement de ce que vous attendez d’eux, mais à quelle date. Votre logiciel de réunion en ligne devrait vous permettre d’annoter une ligne de temps relative au projet en cours de discussion.
5. Terminez à temps
Toute réunion se doit de commencer et de finir à l’heure prévue. Planifiez votre ordre du jour de façon à ce que votre réunion en ligne se termine selon l’horaire établi. Chacun des participants a son propre emploi du temps et ses propres responsabilités : en prolongeant une réunion bien au-delà de l’horaire prévu, vous risquez de vous retrouver tout seul.
Une réunion en ligne bien gérée n’est pas très différente d’une réunion face à face bien gérée. Le seul risque est qu’il est beaucoup plus facile de perdre l’attention des participants pendant une réunion en ligne si vous ne vous y êtes pas préparé correctement.
