Si votre procédure habituelle à l’issue d’une réunion est de demander à un assistant de taper le compte-rendu, de vous le donner à signer, puis d’imprimer des exemplaires à envoyer à chacun des participants, il est fort probable que vous puissiez réaliser des économies de temps significatives en améliorant l’efficacité de toutes ces étapes. En effet, le compte-rendu, outil qui permet de juger des résultats obtenus au terme de la réunion et donc de la productivité de cette dernière, est une étape cruciale du processus : en améliorant les opérations concernant le compte-rendu, c’est toute la procédure de conduite de réunion qui bénéficie d’un gain de productivité.
Lorsqu’il est utilisé correctement, le compte-rendu s’avère un outil indispensable pour garantir que toutes les décisions prises par les participants au cours de la réunion seront menées à bien afin d’aboutir sur les résultats souhaités.
Le compte-rendu d’une réunion doit inclure non seulement un résumé des discussions, mais également un relevé fidèle des décisions prises en conséquence, du plan d’action à mettre en place, des tâches assignées aux intervenants, et des échéances à respecter pour chaque étape. Chacune des décisions prises par le groupe doit être consignée en détail dans le compte-rendu, de telle sorte que celui-ci puisse faire office à la fois de plan de travail et de document de référence sur lequel fonder les rapports de productivité requis.
Considérons par exemple une réunion dont l’objectif est de déterminer la faisabilité et la viabilité d’un nouveau produit. Deux des étapes incontournables sont l’étude de marché devant être réalisée par le service du marketing et l’étude technologique devant être réalisée par les équipes de développement. Ces deux activités sont généralement menées en parallèle, les autres services ne pouvant entrer en jeu qu’une fois les résultats de ces études annoncés. Il est donc essentiel que le compte-rendu indique précisément les noms des responsables de chaque étude et les dates de publication, de façon à ce que toutes les activités qui en découlent puissent être planifiées : en effet, dès que l’étude technologique est terminée, le service des achats peut commencer à quantifier les matériaux nécessaires et à identifier des fournisseurs ; si l’étude de marketing conclut que le produit est commercialement viable, le service de comptabilité devra estimer les coûts de mise en œuvre en coopération avec tous les départements impliqués de l’entreprise. Un compte-rendu indiquant les noms des responsables de ces tâches, les dates clé et la méthode de distribution des informations est donc d’un intérêt évident.
L’exemple ci-dessus démontre clairement qu’en couvrant tous les aspects cités, le compte-rendu de réunion devient un moyen efficace de mesurer les résultats obtenus par chaque département, d’évaluer les performances individuelles des personnes responsables, et donc de juger de la réussite finale du projet.
Pour établir un compte-rendu incluant ce niveau de détail, l’emploi d’un logiciel de conduite de réunion est fortement recommandé. Non seulement tous les intervenants pourront accéder aux données aisément et les partager rapidement et efficacement, mais la direction sera également en mesure de créer des rapports d’avancement et de performance à intervalles réguliers, permettant à l’entreprise de tirer le plus grand profit possible du temps de préparation passé en réunion. Ainsi, en portant une attention toute particulière à vos réunions de travail et en vous servant du compte-rendu obtenu pour mesurer la productivité de vos activités, vous ferez bénéficier l’ensemble de vos procédures de gestion de projet d’un gain de rendement des plus appréciables.
