Apprenez à prendre des notes efficaces durant vos réunions de comité
Il est bien connu que le plus important dans une réunion est le compte-rendu final obtenu à son issue. La raison d’être d’une réunion du comité dirigeant ou du conseil d’administration d’une association ou d’une entreprise est de prendre des décisions : en l’absence de notes ou de compte-rendu, il ne reste aucune trace des discussions menées ou des raisonnements ayant abouti à ces décisions. La prise de notes durant ce type de réunion n’a pourtant rien de redoutable. Il convient juste de veiller à ce que le compte-rendu recense toutes les informations pertinentes sur la réunion et contienne un résumé fidèle des discussions et des décisions arrêtées.
Conseils sur la prise de notes durant une réunion de comité :
- Etablissez un relevé de présence et d’absence.
- Indiquez l’heure de commencement de la réunion, son lieu et le nom du président de séance.
- Consignez toutes les discussions pertinentes, les décisions prises, les tâches qui en résultent et les sujets laissés en suspens.
- Formatez le compte-rendu conformément aux usages en vigueur dans votre entreprise ou association, sans oublier d’y inclure les signatures indispensables, le logo si besoin et toute autre information utile.
- Distribuez et archivez le compte-rendu de la réunion.
Si vous êtes encore relativement novice dans la rédaction de compte-rendu de réunion, l’utilisation d’un logiciel de gestion de réunion comme
MeetingBooster peut vous simplifier la tâche.
Rédigez un compte-rendu de réunion en 3 étapes simples :
Définition des critères du compte-rendu de la réunion
Une réunion de comité d’entreprise ou de comité dirigeant a ses propres exigences, et son compte-rendu doit refléter les quatre phases suivantes de la préparation de la réunion :
- Préparation – Date, heure, lieu, liste des participants et objectifs de la réunion
- Rappels – Rappel de la réunion et des activités préparatoires requises
- Dispositions particulières – Invités spéciaux, dérogations etc.
- Confirmation – Liste de participation finale, ordre du jour et format du compte-rendu
Consignation des échanges et des décisions pendant la réunion
Des trois styles de comptes-rendus de réunion possibles, le compte-rendu des discussions et le compte-rendu verbatim sont les plus adaptés aux réunions de comité :
- Compte-rendu des discussions – consigne les grandes lignes des échanges menant aux décisions prises et aux actions qui en résultent
- Compte-rendu verbatim – consigne l’intégralité des échanges et des contributions des participants
Bien que le compte-rendu de type « verbatim » soit moins répandu, le secrétaire chargé de la prise des notes se doit néanmoins de résumer fidèlement les propos des participants sur chacun des sujets de l’ordre du jour tout au long de la réunion, y compris les discussions annexes. Comme il est parfois difficile de capturer toutes les interventions avec exactitude, un nombre croissant de sociétés font appel à des logiciels spécialisés pour optimiser ce processus. Ainsi, les logiciels de gestion de réunion comme
MeetingBooster permettent au secrétaire de prendre des notes dans des fiches solidaires des points de l’ordre du jour de la réunion. En sélectionnant chaque point tour à tour, le secrétaire peut noter les commentaires de chacun des intervenants sur ce sujet, ainsi que les décisions prises à l’issue de la discussion.
Distribution et archivage du compte-rendu de la réunion
Le formatage, la distribution et l’archivage du compte-rendu sont souvent les étapes les plus problématiques dans la conduite de réunion. Lorsque le secrétaire ou organisateur a recours à un logiciel traditionnel tel que Microsoft Word pour produire le compte-rendu, la consolidation des notes prises durant la réunion implique fréquemment de les saisir une deuxième fois, et s’avère donc longue et fastidieuse. La nécessité de pouvoir distribuer et archiver le compte-rendu dans un délai acceptable vient s’ajouter au problème.
Le recours à un logiciel de gestion de réunion permet d’automatiser ce processus dans une large mesure. A l’issue de la réunion, le compte-rendu est créé automatiquement sur la base des notes prises durant la réunion, organisé selon une structure logique et facile à consulter, et formaté à l’aide d’un des styles professionnels fournis par le logiciel. Quelques clics suffisent alors à distribuer le compte-rendu à tous les participants, puis à l’archiver en vue d’un accès futur.
Conseils sur la prise de notes durant une réunion de comité :
- Déterminez le format de compte-rendu à utiliser ou faites appel à un modèle prêt à l’emploi.
- Consignez l’heure à laquelle la réunion a commencé, celle où elle a pris fin, le lieu de la rencontre et la liste des participants.
- Faites état des discussions menées et des décisions prises, en notant l’identité de chacun des intervenants.
- Répertoriez les sujets qui n’ont pas été abordés afin de les reporter à une réunion ultérieure.
- Distribuez le compte-rendu aux participants le plus rapidement possible après la réunion.
Pourquoi choisir MeetingBooster pour rédiger vos comptes-rendus de réunion :
- Capturez discussions et décisions rapidement et aisément
- Obtenez la création automatique d’un compte-rendu d’aspect professionnel
- Distribuez le compte-rendu aux participants sans délai
- Archivez le compte-rendu en vue d’une consultation future
