Le compte-rendu d’une réunion est souvent tout aussi important que la réunion elle-même. Bien qu’il ne soit pas nécessaire qu’il décrive tout ce qui s’est passé durant la réunion dans les moindres détails, il doit contenir un certain nombre d’informations essentielles pour remplir sa fonction d’outil de travail permettant de faire progresser les objectifs de la réunion. Suivez les conseils ci-dessous pour rédiger un
compte-rendu concis de la réunion, puis servez-vous du document produit pour rentabiliser au maximum le temps investi dans la réunion.
Adoptez un plan standard pour le compte-rendu :
- Objectif de la réunion
- Liste des participants
- Date et heure
- Sujets de discussion principaux
- Décisions prises
- Actions de suivi
1. Objectif de la réunion
Une réunion sans but précis n’a pas de sens. Il n’est cependant pas nécessaire de consacrer tout un paragraphe à décrire l’objectif de la réunion. Une simple directive ou le titre d’un projet en cours peut suffire, comme dans les exemples suivants : « Discuter des problèmes d’approvisionnement », « Projet Alpha » ou « Méthodologie à utiliser pour la campagne de marketing ». Ce titre vous servira à identifier le compte-rendu lorsque vous examinerez vos dossiers, vos fichiers ou vos messages, veillez donc à ce qu’il soit suffisamment clair.
2. Liste des participants
Bien que la liste des invités soit souvent la même d’une réunion à l’autre, il est utile de consigner les noms des présents et des absents dans le compte-rendu, particulièrement s’il s’avère nécessaire de transmettre aux personnes absentes des informations évoquées durant la réunion ou la liste des tâches qui leur ont été attribuées.
3. Date et heure
L’horaire et la durée de la réunion sont des informations importantes dans la mesure où elles peuvent vous aider à juger de la productivité de la réunion par rapport au temps investi.
4. Sujets de discussion principaux
A moins qu’elles ne soient indispensables à la compréhension des décisions prises, évitez les longues explications et contentez-vous de répertorier les points principaux abordés durant la réunion. Limitez-vous aux points ayant abouti à une décision ou à une action à entreprendre. Le cas échéant, notez aussi les sujets différés en vue d’une réunion future.
5. Décisions prises
La partie la plus importante d’un
compte-rendu concerne les conséquences de la réunion. C’est donc dans cette section qu’il convient d’apporter le plus de détails, en décrivant les décisions prises avec précision : qui doit faire quoi, quand, et quels sont les résultats escomptés. Une description méticuleuse des activités à entreprendre vous permettra d’utiliser le compte-rendu en tant qu’outil de gestion des tâches.
6. Actions de suivi
Cette partie du compte-rendu doit inclure l’heure et date de la prochaine réunion, ainsi que les principaux jalons devant survenir entre-temps dans le déroulement du projet. L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet autorisant l’inclusion du compte-rendu en tant que pièce-jointe peut s’avérer d’une aide précieuse pour assurer le suivi des tâches, de leur état de progression et de leurs effets.
Indépendamment de la technologie utilisée pour mener la réunion, que ce soit face à face, par téléphone ou à distance, il est essentiel que le compte-rendu donne un aperçu concis mais exploitable des propos échangés durant la réunion.
