Une réunion d’affaires digne de ce nom mérite un
compte-rendu digne de ce nom. Trop souvent les comptes-rendus de réunion se résument à une copie de l’ordre du jour agrémentée de quelques notes griffonnées à la va-vite dans la marge. Les conseils ci-dessous, adressés aux gestionnaires soucieux d’améliorer la qualité des réunions dont ils ont la charge, pourront en tirer profit pour optimiser leur productivité.
Déléguez à quelqu’un d’autre la tâche de prendre des notes pendant la réunion
Une même personne ne peut pas raisonnablement animer une réunion et, simultanément, en établir un
compte-rendu fidèle. Demandez à une personne familière avec le thème de la réunion et ayant le souci du détail de consigner les informations essentielles échangées durant la réunion.
Mettez en évidence les décisions à prendre en préparant l’ordre du jour
Les informations les plus importantes résultant d’une réunion d’affaires sont les décisions prises et les tâches qui en découlent. Le secrétaire de la réunion devra donc examiner l’ordre du jour avant que la réunion ne débute et mettre en évidence les points susceptibles de mener à une décision ainsi qu’à l’assignation d’une ou plusieurs tâches.
Consignez les décisions et les affectations des tâches principales
Une réunion productive se doit de déboucher sur un consensus des participants sur la direction à prendre à l’issue des discussions, et sur les tâches qui en résultent. Pour être utile, le
compte-rendu doit consigner les décisions prises par l’assemblée et/ou la direction, les effets escomptés de ces décisions, l’identité des personnes chargées de mener à bien les tâches et leur date d’échéance. Si certaines parties du processus ne sont pas suffisamment détaillées, n’hésitez pas à demander des précisions. Le rôle de secrétaire ne doit pas vous empêcher pas de prendre part aux débats et de veiller à combler les oublis pour garantir l’efficacité de la réunion. S’il n’est pas possible d’atteindre un consensus sur une question particulière, inscrivez-la à l’ordre du jour d’une réunion future. En effet, il est tout aussi important de noter les points restés en suspens que les conclusions satisfaisantes.
Etablissez un compte-rendu fidèle et distribuez-le à tous les intervenants
Il peut arriver à tout le monde, même aux employés les plus diligents, d’oublier une tâche. La rédaction d’un
compte-rendu précis et sa distribution à tous les intervenants leur permettra d’assurer le suivi de leurs responsabilités. Les feuilles volantes étant faciles à égarer et susceptibles de disparaître sous des piles d’autres documents, il est préférable de conserver tous vos comptes-rendus sous forme électronique, permettant à chacun des les consulter aisément à tout moment. Lignes de temps, diagrammes de progression, rappels électroniques et sauvegarde des données critiques font partie des outils de gestion de projet essentiels que l’emploi d’un logiciel adapté rend beaucoup plus faciles à manipuler.
Si le compte-rendu est approximatif, voire inexistant, il est très peu probable que la réunion aboutisse à des résultats concrets. A l’inverse, une réunion bien documentée a toutes les chances de produire des résultats efficaces, tout en démontrant aux intervenants que le temps qu’ils ont consacré à la réunion a été utilisé à bon escient.
