Etudes de cas

Allscripts fait appel à MindView et à la vidéoconférence en ligne pour assurer la collaboration en tout lieu

Le contexte

Administrant la plus grande communauté de clients interconnectés du secteur de la santé, Allscripts fournit une plateforme de solutions intégrées conçues pour rehausser la collaboration et faciliter l’échange d’informations médicales critiques sur les patients. Allscripts s’est engagé à prendre en charge les solutions One Network, One Platform et One Patient.

Ayant pris la décision de s’associer dans le but de proposer une solution appartenant et gérée par une structure de mise en œuvre et de support commune, Allscripts devait pouvoir assurer la collaboration entre les deux entités impliquées ainsi qu’avec leurs clientèles respectives, pour développer les processus nécessaires au partenariat ainsi créé afin de garantir la satisfaction des clients, l’efficacité des procédures, l’évolutivité des solutions et la qualité, tout en excédant ses objectifs financiers.

Les défis

Mon collègue et moi-même, tous deux détenteurs de la certification “Lean Six Sigma Black Belt”, avons été invités à jouer le rôle de facilitateurs auprès de l’équipe. Dans le cas d’une session de planification traditionnelle, nous exigeons habituellement que tous les participants soient réunis dans une même salle, car la discussion nécessite l’emploi de tableaux blancs et de paperboards, ainsi que de nombreux bouts de papier et feuilles volantes, le tout destiné à faciliter les échanges. Dans le cas présent, nous devions travailler très rapidement, avec des équipes disséminées d’un bout à l’autre des Etats-Unis. La solution que nous avons adoptée a été d’utiliser MindView en conjonction avec un service de vidéoconférence en ligne.

La solution

Plutôt que d’utiliser notes adhésives et paperboards, nous nous sommes reposés sur MindView pour tout le travail collaboratif, qu’il s’agisse du brainstorming initial, du partage des connaissances, du report des idées secondaires ou de l’organisation des informations. La possibilité que nous a donnée MindView de consigner nos idées et de les déplacer à différents endroits du document très rapidement nous a fait gagner énormément de temps. Grâce aux fonctions d’exportation de MindView, plus besoin de s’attarder après la réunion à transférer toutes les informations dans Word, Excel ou PowerPoint ! Maintenant, lorsque nous nous réunissons, nous prenons toutes nos notes dans MindView, car la fonction d’exportation vers Word nous permet de les distribuer sous la forme d’un document clairement structuré à l’aspect hautement professionnel avant même de quitter la salle de réunion. Pour notre projet LSS, ce qui nous prenait auparavant cinq jours de travail en équipe ne nous prend plus que trois jours avec MindView. Pour donner un chiffre, cela représente environ 90 heures-personnes. A eux seuls, les gains obtenus en termes d’efficacité et de productivité font qu’il nous serait maintenant impossible de revenir à nos méthodes de travail antérieures.