Etudes de cas

Le Mind Mapping : Un outil imbattable pour la planification

Profil

Stephen Orr est diplômé en ingénierie électrique et informatique de l’université de Waterloo, Canada. Stephen a débuté sa carrière dans les multimédias interactifs sur des plateformes telles Amiga, TurboGrafx-16, Tandy-VIS et IBM-PC. En 1993, il a rejoint ATI Technologies (maintenant AMD), où il travaille depuis maintenant 19 ans. Stephen a passé bon nombre de ces années à la tête du groupe Multimédia. Dans ce rôle, il s’est concentré sur le développement d’applications pour la ligne de produits à grand succès de ATI All-InWonder. Récemment, Stephen Orr a pris le contrôle de toutes les activités de développement d’interfaces utilisateur pour PC, y compris Catalyst Control Center (Windows et Linux), les solutions Install et Hydravision. Stephen considère MindView comme un outil précieux qui lui a rendu service dans de nombreux domaines, notamment dans la conduite de sessions de brainstorming et la gestion des plannings de projet.

Utilisation du Mind Mapping en tant qu’outil professionnel quotidien

• Prendre des notes en cours de réunion
• Etablir le compte-rendu d’une session de brainstorming sur un problème donné
• Créer et interpréter des plannings
• Définir la portée d’un nouveau projet
• Répertorier, organiser et regrouper les tâches à accomplir

Dans cet exemple, je vais me concentrer sur deux de ces activités : 1) la conduite d’une session de brainstorming sur un problème donné et 2) la création et l’interprétation d’un planning de projet. Je vais aussi essayer de démontrer comment MindView me permet de passer d’une session de brainstorming initiale à un planning de travail définitif.

(1) Dans une réunion de brainstorming, un grand nombre de données doivent être rassemblées et structurées avant d’être distribuées. La meilleure manière de traiter ces données est souvent loin d’être évidente au début de la réunion. MindView me vient en aide en me permettant de capturer, d’organiser, de réorganiser et de publier les informations recueillies au cours de ce type de réunion.

Lorsque je travaille sur un planning, les capacités de MindView à importer et à exporter les données vers Microsoft Project sont extrêmement utiles. Un projet de Microsoft Project s’apparente à une mind map dans le sens où il comporte un concept central (la “racine” ou objet du planning), et un certain nombre de sections et sous-sections reliées les unes aux autres par des interdépendances. Toutefois, Microsoft Project n’offre pas la même souplesse que MindView en ce qui concerne la présentation, l’organisation et la manipulation des données. Pour cette raison, je trouve très utile de pouvoir aller de MindView à Microsoft Project et vice-versa selon mes besoins.

Au terme d’une session de brainstorming sur un projet de développement, tous les composants essentiels de la gestion du projet (lots de travail, questions en suspens, risques et opportunités) ont été capturés dans la mind map. Il suffit alors de passer à la vue Gantt de MindView pour y ajouter les temps de travail, les contraintes et les dépendances. Tout ce qui est nécessaire à la bonne gestion du projet est donc enregistré dans MindView.

La capacité de MindView à exporter la mind map dans Microsoft Project assure la dernière étape, qui est d’intégrer le nouveau projet dans le planning d’ensemble, où tous les projets en cours et à venir sont gérés, et les ressources optimisées.

Lorsqu’une session de brainstorming a pour but d’identifier une solution à un problème, elle donne souvent lieu à une série de tâches, de risques et d’interrogations. La vue Gantt de MindView me permet d’ajouter des estimations du travail requis et les ressources nécessaires pour l’accomplir, débouchant sur une ébauche de planning.

(2) Avec MindView, la création et l’interprétation d’un planning de projet peut se faire soit dans la vue Mind Map, soit dans la vue Gantt. L’importation de fichiers issus de Microsoft Project est aussi très intéressante. Lorsqu’il existe déjà un planning pour le projet sous forme de fichier Microsoft Project, son importation dans la vue Mind Map ou Droite/Gauche de MindView permet d’obtenir très rapidement une vue d’ensemble du projet, puis d’approfondir chaque section selon les besoins.

Les possibilités de filtrage de MindView, ainsi que le fait de pouvoir se déplacer entre MindView, Microsoft Project et Microsoft PowerPoint sont aussi des atouts précieux.

Le brainstorming, la création et l’interprétation d’un planning de projet

Un nouveau planning commence habituellement par une mind map vide, centrée sur le thème principal. Il m’arrive de débuter la session de brainstorming en notant quelques aspects évidents du problème à résoudre, ou en demandant aux participants d’en formuler la définition. Comme l’audience est typiquement composée de parties intéressées à différents titres, l’identification des points saillants fait généralement apparaître des perspectives elles-aussi assez différentes. Tous ces points de vue sont recueillis et consignés. Le fait de pouvoir déplacer les éléments visuellement sur la mind map permet d’organiser et de réorganiser les idées sans perdre de temps.

Il arrive aussi souvent qu’un intervenant propose une solution à un aspect particulier du problème, ou pour le problème dans sa totalité, avant qu’une définition précise n’en ait été donnée. Avec une approche traditionnelle, plus rigoureuse, de la résolution de problème, ces idées de solution ne seraient consignées qu’une fois les participants en accord sur l’énoncé du problème. Par conséquent, les solutions intérimaires seraient mises de côté, et souvent même délaissées dans le feu de l’action. Avec MindView, il suffit de noter ces suggestions au moment où elles émergent, de les relier à la discussion la plus pertinente, et de les réexaminer le moment venu. Elles ne sont donc jamais purement et simplement perdues, même si la réunion est interrompue pour reprendre à une date ultérieure, ou avec une autre audience.

Au terme de la réunion, il ne reste qu’à passer un peu de temps à parfaire la structure avant de l’exporter dans Microsoft Word sous forme de compte-rendu à envoyer à tous les participants. Lorsque tous les membres de l’équipe sont familiers avec le concept de mind mapping, nous envoyons souvent un fichier JPEG de la mind map en guise de compte-rendu.

Mes responsables hiérarchiques se reposent eux aussi sur les mind maps de MindView pour assurer l’efficacité et la productivité de leurs réunions.

Comme mentionné plus haut, il nous arrive souvent de faire appel au mind mapping pour rechercher des solutions aux problèmes qui surviennent. Dans le cas d’un projet de développement, quand la session de brainstorming se termine, nous avons déjà capturé les lots de travail, les points d’interrogation, les risques potentiels et les opportunités, autrement dit tous les éléments clés de la gestion du projet. Il suffit alors de passer à la vue Gantt de MindView pour y ajouter les échéances, les contraintes et les dépendances. Ainsi, tout ce qui définit le projet figure dans Mindiew.

La session de brainstorming débouche souvent directement d’une part sur une mind map représentant le plan d’action, et d’autre part sur le planning détaillant la charge de travail impliquée. Une fois que ce planning est intégré au planning global de l’équipe et que les ressources sont lissées, nous avons une bien meilleure idée de la date de livraison de chaque lot de tâches par rapport à toutes les autres activités en cours. Ce qui m’amène à un autre usage de MindView que je tiens à aborder : comment utiliser une mind map pour interpréter un planning de projet détaillé et le convertir en un plan d’action performant.

Dans les situations où l’ensemble de l’équipe suit un planning détaillé, incluant toutes les activités prévues sur plusieurs mois, MindView m’autorise à déterminer très rapidement à quoi l’équipe travaille à un moment donné.

La gestion d’un planning d’équipe est une tâche typique pour un gestionnaire de ressources, et pour ce faire, nous utilisons des outils classiques (Microsoft Project). Ces fichiers Microsoft Project contiennent une multitude d’informations décrivant le travail devant être accompli à une date donnée (ou pour une sortie de produit donnée). Comme nous produisons une version majeure par mois, beaucoup de nos plannings de projet sont articulés selon les fonctions à livrer durant le mois en question.

Le passage de la vue Gantt de MindView (essentiellement pour le lissage des ressources) à la vue Mind Map permet de consulter rapidement les tâches prévues et leurs échéances sans être gêné par les détails. Il est aussi beaucoup plus facile d’intervertir des tâches dans une mind map que dans un diagramme de Gantt. En revanche, la vue Gantt est préférable pour consulter la chronologie complète et la charge de travail. Lorsqu’il s’agit de discuter d’une modification à apporter au planning ou d’un compromis à envisager, je préfère utiliser la vue Mind Map de MindView, car elle me permet de travailler au niveau supérieur sans toutefois perdre l’accès aux détails sousjacents.

Un autre atout de MindView est sa capacité à convertir des plannings détaillés en feuilles de route. En important le fichier Microsoft Project dans MindView et en faisant appel aux filtres, je peux créer très rapidement une vue me permettant d’explorer chacune des sorties de produit prévues pour consulter leurs listes de fonctions. En ne sélectionnant que certaines branches du planning, je peux facilement révéler (ou masquer) les informations voulues. En supprimant les sections de l’arborescence qui sont pertinentes au planning, mais pas à la feuille de route (par exemple les ressources techniques disponibles pour la résolution des bugs, les congés à prendre en compte, etc.), je peux créer une mind map condensée en très peu de temps, puis l’exporter vers Microsoft PowerPoint comme base de départ d’une présentation de la feuille de route définitive.

Les avantages de l’utilisation de MindView

Lors d’une discussion, toutes les personnes qui remplissent la salle apportent un point de vue unique et précieux sur le sujet du débat, ainsi qu’une approche différente pour le solutionner, soit parce qu’ils considèrent le problème sous un angle particulier, soit parce que leur perspective implique une solution particulière.

Lorsque j’utilise MindView pour rassembler des informations dans ce type de réunion, je commence par aider les intervenants à analyser les problèmes à leur manière, puis je me sers du logiciel pour rassembler tous les points de vue similaires au même endroit de la mind map. Au fur et à mesure que la mind map prend de l’ampleur, particulièrement si elle est projetée sur grand écran, les concepts qui émergent déclenchent souvent d’autres idées qui n’auraient pas vu le jour autrement.

Ce type de brainstorming sur mind map évite que des options valables soient ignorées, tout en permettant aux participants de constater comment leurs différents points de vue s’imbriquent les uns avec les autres, les amenant généralement à un consensus sur une vue plus claire aussi bien du problème que de la solution au terme de la réunion.

Globalement, la possibilité d’utiliser MindView comme une sorte de pierre de Rosette pour se déplacer entre diverses applications et divers niveaux de détail fait gagner énormément de temps. Pouvoir synthétiser rapidement les données dans une vue d’ensemble et effectuer ajustements et compromis sans toutefois perdre le moindre détail est extrêmement utile. De plus, la capacité qu’offre MindView de débuter un projet dans une vue Mind Map pour capturer toutes ses phases, sa méthodologie de développement, ses tâches et l’estimation du travail à effectuer, pour ensuite convertir toutes ces données automatiquement sous forme de diagramme Gantt ou de planning Microsoft Project, est véritablement inestimable.