Etudes de cas

Arriva améliore ses activités opérationnelles avec MindView

Le contexte

Depuis trois ou quatre ans, le Mind Mapping fait partie de ma vie quotidienne, aussi bien professionnelle que privée. Je suis chef de projet dans notre service Informatique, et en cette capacité, j’ai souvent besoin de structurer un grand nombre d’idées concernant nos projets et leur gestion, ainsi que toutes les suggestions qui me viennent en tête sur la manière d’améliorer mon travail. Pour tenter de répondre à ces besoins, je me suis intéressé au Mind Mapping. En tant que professionnel de l’informatique, le choix d’un logiciel revêt pour moi une grande importance. Pour être utile, un logiciel doit être intuitif, mais en même temps, suffisamment souple en ce qui concerne les formats de fichier disponibles et les fonctions d’importation et d’exportation vers Microsoft Office et les autres outils de Mind Mapping existants. Au cours de mes recherches, j’ai essayé plusieurs outils de Mind Mapping à part MindView, mais j’ai été très favorablement impressionné par l’intégration de MindView avec Microsoft Office, son aspect et son ergonomie, et la ressemblance de son interface en ruban avec celle des logiciels Office. MindView bénéficie de fonctions d’importation/exportation très complètes, et me permet de visualiser la même mind map sous différentes représentations, ce qui m’est devenu indispensable.

Les avantages

Dans mon travail de chef de projet, MindView s’est aussi imposé d’une manière que je n’avais pas prévue, et dans un domaine pour lequel je n’avais pas pensé aux mind maps jusque-là, à savoir la méthodologie même de la gestion de projet. Je crée régulièrement des plannings de projet et des structures WBS dans MindView, et grâce à sa fonction de gestion de projet intégrée, j’ai maintenant une alternative à Microsoft Project ! MindView se charge de tout ce dont j’ai besoin pour créer mes plannings de projet tout en me permettant de représenter les données sous diverses formes, ce qui n’est pas possible avec Microsoft Project. Ces différentes vues me permettent de mieux comprendre les relations entre les données. Pour donner un exemple, je me suis servi de la vue Ligne de temps à plusieurs reprises pour présenter les données à l’équipe de management.

En affichant le niveau supérieur du planning de projet dans la vue Ligne de temps, vous obtenez en quelques minutes une vue d’ensemble que le management peut assimiler très facilement, sans devoir passer des heures à préparer des diapositives PowerPoint… une tâche redoutée par la plupart des chefs de projet, et qui le plus souvent n’est pas une bonne utilisation de leur temps.

Si je dois organiser une réunion ou un atelier sans avoir une idée très claire des sujets à couvrir, je commence toujours par créer une mind map avec mes idées initiales et celles de mes collègues. J’approfondis ensuite les sujets principaux de la mind map en les découpant en idées secondaires, et un ordre du jour cohérent émerge généralement très rapidement. Il ne me reste alors qu’à l’exporter dans le ou les logiciels Microsoft Office les plus pertinents, et mon travail de rédaction de l’ordre du jour est fait. En d’autres termes, non seulement MindView m’aide à cerner le contenu requis pour la réunion ou pour l’atelier, mais il m’aide aussi à produire les documents nécessaires. J’ai aussi utilisé MindView pour un projet de développement de logiciel, où nous avons pu définir la spécification complète des fonctions requises dans MindView. Nous nous sommes contentés de nommer les fonctions dans les branches principales, en ajoutant les détails dans les notes associées à chaque branche. Il a alors suffi de passer à la vue Plan pour commencer à établir le planning de développement, sur la base des libellés des fonctions à inclure.

Une autre fonction de MindView à laquelle je fais souvent appel est le focus sur branche. Mes mind maps sont souvent de grande taille, et lorsque j’ai besoin de me concentrer sur une sous-branche particulière, je me sers du focus sur branche pour obtenir une vue la plus dépouillée possible, ce qui m’aide à me concentrer. Le mode Plein écran, qui masque le ruban, peut aussi être utile pour mettre en valeur les données. Par ailleurs, les icônes, les bordures et les jeux de couleurs permettent d’enrichir la mind map et de les différencier les unes des autres, sans devoir y passer beaucoup de temps.

Comme beaucoup d’autres personnes, je ne me déplace jamais sans mon iPad. J’apprécie donc de pouvoir y placer toutes mes mind maps créées avec MindView. A l’aide de l’appli iThoughts (qui n’est pas un logiciel de MatchWare), je peux y importer mes mind maps MindView, et inversement, MindView est capable d’importer les mind maps créées sur iPad. Mes mind maps sont toutes sauvegardées sur Dropbox, ce qui me permet de les garder toujours à portée de main.

A la maison, je me sers de MindView et du Mind Mapping pour débroussailler les nouveaux projets qui me viennent en tête. Les mind maps me permettent de mettre en évidence clairement et rapidement tous les aspects d’un sujet particulier. Pour résumer, je suis très satisfait de MindView. Il représente un peu le produit de la gamme Microsoft Office dont j’ai toujours eu besoin pour faire mon travail efficacement, et il me permet aussi de m’amuser !