Etudes de cas

Intégration de la méthode du WBS et de MindView dans le processus de Management de Projet de Suez Consulting

État des lieux, attentes et choix de MindView pour Suez Consulting

Suez Consulting intervient sur une gamme de projets très étendue de quelques milliers d’euros à plusieurs millions, répartis sur plusieurs agences. Avant d’utiliser MindView, soit les projets étaient planifiés sous Excel qui permet de communiquer facilement avec le client mais reste très limité pour la réalisation de planning, soit les projets étaient planifiés sous MS Project qui permettait aussi la communication avec le client mais est difficile à utiliser.

« Nous cherchions un outil qui nous permettrait de planifier efficacement notre panel de projets en intégrant la méthode WBS dans notre processus. Nous souhaitions aussi uniformiser les pratiques des chefs de projet. » indique Floriane Helou-Frugier.

« Nous attendions de l’outil une bonne ergonomie, qu’il soit simple, et facilement utilisable par tous. Après une série d’essais et de benchmarks, nous avons choisi MindView. Nous avons apprécié chez MindView la représentation graphique du WBS et le passage vers la vue GANTT qui couvre nos besoins en planification. »

Le WBS peut aussi être exporté vers MS Word pour réaliser rapidement le dictionnaire WBS. L’intérêt ici est de ne pas avoir à ressaisir plusieurs fois l’information grâce à l’association des vues WBS et GANTT et aux exportations vers MS Office.

« Pour former les équipes, nous avons mis en place avec MatchWare une série de webinaires d’une heure, ce qui suffit pour apprendre à créer un WBS et planifier son projet. Vincent Drecq (ConseilOrga) nous a aussi accompagnés pour former les chefs de projet sur la partie méthodologique.

MindView a été pris en main facilement grâce à son interface familière, similaire au Pack Office. Le fait de pouvoir manipuler graphiquement le WBS et le passage du WBS vers le planning GANTT est un gain de temps important pour nous, qui est devenu indispensable.

Nous utilisons aussi MindView dans d’autres situations, notamment pour élaborer la charte projet. Nous avons fait un modèle de charte sous MindView et avons ajouté des commentaires dans les branches pour aider les chefs de projets à la compléter ensuite. »

« Qu’est-ce que le WBS ? » par Vincent Drecq PMP®, MoP®

L’utilisation du WBS est recommandée dans la méthodologie PMI pour définir le périmètre du projet. Cette décomposition organise et définit le périmètre total du projet, qui va alors être décomposé en livrables sous une forme d’arborescence hiérarchique. Dans le contexte du WBS, le travail correspond aux produits ou aux livrables résultant de l’activité, et non pas à l’activité elle-même.

Réaliser un WBS permet notamment de mieux définir le travail que l’équipe projet doit effectuer et rend le projet plus facile à maîtriser. L’activité (le « Comment ») vient dans un second temps. Le WBS est élaboré au démarrage du projet et réexaminé plusieurs fois au cours du projet.

Le WBS répond aussi au « Quoi ». Le « Quoi » représente les phases et lots de travail. Les lots de travail sont constitués d’un ou plusieurs livrables. Puis vient le moment de réfléchir au « Comment » et de définir les activités. Cette méthode permet de passer naturellement ensuite au planning de Gantt pour définir le séquencement des activités. Le Gantt va apporter beaucoup de valeurs et d’informations aux membres de l’équipe.

Dans un Gantt, vous pouvez avoir du mal à visualiser l’ensemble du projet. En revanche, un WBS peut tenir sur une page A3, ce qui permet d’avoir une vue globale du projet. Même sans formation ou connaissance particulières, comprendre un WBS est à la portée de tous.

Comment réaliser un WBS avec MindView

Dans la première séance d’élaboration du WBS, utilisez la Vue MindMap pour animer la réflexion du groupe.

Réorganisez les branches au fur et à mesure en glissez-déposez. Pour bien expliquer ce qui est attendu pour chacun des lots, décrivez-les en utilisant la Note de Texte et ajoutez des documents annexes (documents techniques, images etc.) avec la fonction Objet. Le trombone indiquera la présence de ces éléments complémentaires.

Au cours d’une réunion de travail pour élaborer un WBS, il est fréquent de passer d’une partie à l’autre, de revenir sur un élément précédent et ainsi de suite. Le fait de disposer d’une vue globale et graphique du WBS permet de naviguer plus facilement d’une partie à l’autre sans avoir à dérouler un long document linéaire.

Un des avantages de MindView est sa capacité à passer de la Vue WBS vers la Vue diagramme de GANTT, où vous retrouvez les fonctionnalités nécessaires pour planifier votre projet (liaisons, ressources, dates, contraintes...).

Sur les projets incorporant le suivi des coûts, le chef de projet doit souvent recopier toutes ses données dans Excel. Par contraste, toujours en vous appuyant sur le WBS, vous pouvez utiliser la fonction Calcul de MindView pour calculer ces coûts.